การทำงานผ่านกลุ่มสนทนาออนไลน์ หรือที่เราเรียกกันว่า กลุ่ม Chat กลายเป็นเรื่องปกติของการทำงานในปัจจุบันไปแล้ว แต่รู้หรือไม่ว่า การ Chat เป็นกลุ่มก็ไม่ต่างไปจากการสื่อสารหรือนั่งคุยกันจริงๆ มันมีกฏกติกามารยาทบาทอย่างที่บางคนก็หลงลืมไป เพียงเพราะไม่ได้นั่งหรือยืนคุยกันตรงหน้า
นี่คือสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในกลุ่มแชท:
- ส่งข้อความมากเกินไปโดยไม่จำเป็น หลีกเลี่ยงการส่งข้อความหลายครั้งเพื่ออัปเดตเรื่องเล็ก ๆ ใช้ข้อความเดียวที่ครอบคลุมหลายประเด็นเพื่อลดความรกในแชท
- ใช้ภาษาคลุมเครือหรือไม่ชัดเจน เขียนให้กระชับและชัดเจน หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะหรือคำย่อที่คนอื่นอาจไม่เข้าใจ และยืนยันความเข้าใจเมื่อจำเป็น
- ไม่ใช้เธรดหรือไม่คงบริบทของการสนทนา ใช้เธรดหรืออ้างอิงถึงข้อความก่อนหน้าเพื่อความชัดเจน โดยเฉพาะในกลุ่มที่มีการสนทนาหนาแน่น จะช่วยลดความสับสนและจัดระเบียบการสนทนาได้ดีขึ้น อย่าอนุมานไปเองว่าสิ่งที่เราจะพูดอ้างอิงจากสิ่งที่เราเคยพูดและคิดว่าทุกคนในกลุ่มสนทนาจะรับรู้ถึงตรงนี้โดยอัตโนมัติ
- วิจารณ์หรือตำหนิผู้อื่นในที่สาธารณะ หลีกเลี่ยงการชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดในที่สาธารณะในแชท ควรแก้ไขปัญหาด้วยข้อความส่วนตัวหรือให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์แทน
- แชร์ข้อมูลที่เป็นความลับ หลีกเลี่ยงการโพสต์ข้อมูลที่อ่อนไหวโดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น รหัสผ่าน ข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลสำคัญของบริษัท
- ไม่ตอบคำถามหรือคำขอ ควรตอบรับคำถามหรือคำขอเสมอ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถตอบได้ในทันที การทำเช่นนี้แสดงถึงความใส่ใจในเวลาของเพื่อนร่วมงาน การให้เกียรติ และช่วยให้การสื่อสารราบรื่นขึ้น
- ใช้มุกตลกหรืออิโมจิที่ไม่เหมาะสม หลีกเลี่ยงมุกตลกหรืออิโมจิที่อาจเข้าใจผิดได้ โดยเฉพาะในสถานที่ทำงาน ควรรักษาน้ำเสียงที่เคารพและเปิดกว้างต่อทุกคน
- ใช้ @mentions หรือ @all มากเกินไป หลีกเลี่ยงการแท็กทุกคนหรือคนเฉพาะโดยไม่จำเป็น ควรใช้การแท็กเฉพาะเมื่อจำเป็นจริง ๆ เท่านั้น
- เปลี่ยนเรื่องออกนอกประเด็นบ่อย ๆ ควรรักษาการสนทนาให้อยู่ในหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับงาน หากมีเรื่องนอกประเด็นที่ต้องคุยแยก ให้พิจารณาเปิดเธรดหรือห้องสนทนาใหม่
- ใช้ประโยชน์จากกลุ่มเพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว เรามักจะเห็นบ่อยทั้งในเรื่องของการขายของหรือแนะนำประชาสัมพันธ์ธุรกิจของตัวเองในกลุ่ม
ลองดูว่าหัวข้อข้างต้นนี้อาจจะไม่ใช่กฏระเบียบอะไรที่เป็นข้อกำหนดหรือแนวปฏิบัติที่ต้องทำตาม ผมเพียงแต่เสนอความเห็นจากสิ่งที่เคยเจอมาเท่านั้น เผื่อจะตรงกับประสบการณ์ของใครที่กำลังอ่านอยู่บ้าง
Photo by Keira Burton: pexels.com
