หลายคนคงเจอปัญหาว่า มีงานเข้ามามากมายให้ทำพร้อมๆกัน การจัดลำดับความสำคัญทำได้ยากเพราะเหมือนกับว่าเป็นงานที่เร่งด่วนเท่าๆกันหมด เรามาดูเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจเรื่องนี้กัน

Eisenhower Matrix

ไอเซนฮาวร์ แมทริกซ์ เป็นการนำเอาปัจจุบัน 2 เรื่อง คือ “ความสำคัญ” กับ “ความเร่งด่วน” มาช่วยในการจัดลำดับการทำงานให้มีประสิทธิภาพ โดยชื่อของเครื่องมือนี้ นำมาจากชื่อของผู้คิดค้นวิธีการนี้ขึ้นมา ซึ่งก็คือ ดไวท์ ดี ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower) นายพลห้าดาวผู้นำทัพสัมพันธมิตรจนชนะการรบในสงครามโลกครั้งที่สอง และกลายเป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา

วิธีการใช้ Eisenhower Matrix

ให้เราทำการกำหนดแกน 2 แกน เป็นแกนของความสำคัญกับความเร่งด่วน โดยทั้งสองแกนนี้ เมื่อตัดกันจะเกิดเป็นพื้นที่ 4 ส่วน ดังรูป แล้วให้เราทำการพิจารณาว่า ในรายการงานต่างๆที่เราต้องการทำนั้น ตกอยู่ในช่องไหนบ้าง

Do First

ถ้างานอยู่ในกลุ่มสีเขียว คืองานที่เร่งด่วนมาก และสำคัญมาก ให้จำคำว่า “Do First” คือให้ดำเนินการสิ่งนั้นเป็นสิ่งแรก หรือหากมีหลายๆงานตกอยู่ในกลุ่มนี้ ก็อาจจะต้องพิจารณาปัจจัยอื่นๆร่วมด้วยในการจัดลำดับความสำคัญ

Eliminate

ถ้างานนั้นตกอยู่ในกลุ่มสีเหลือง คืองานที่มีความสำคัญน้อย และเร่งด่วนน้อย ให้จำคำว่า “Eliminate” ซึ่งก็คือไม่จำเป็นต้องทำงานสิ่งนี้ เพราะมันไม่ได้สำคัญหรือเร่งด่วนอะไรเลย หรืออาจจะไว้ทำเวลาที่มีเวลาเหลือมากๆก็ได้

Schedule

กรณีที่งานมีความสำคัญมาก แต่ไม่เร่งด่วน คืองานที่ตกอยู่ในกลุ่มสีฟ้า ให้จำคำว่า “Schedule” คือให้วางแผนงานในเวลาที่เราสะดวก

Delegate

งานในกลุ่มสุดท้ายนี้ คือกลุ่มสีส้ม เป็นงานที่สำคัญน้อย แต่เร่งด่วน ให้จำคำว่า “Delegate” คือเราอาจจะใช้วิธีมอบหมายให้คนอื่นทำแทนถ้าทำได้ ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถเอาเวลาของเราไปทำงานด่วนอื่นๆที่เราต้องทำด้วยตัวเองได้

สรุป

ไอเซนฮาวร์ แมทริกซ์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยพิจารณาองค์ประกอบ 2 เรื่อง คือ ความเร่งด่วน และ ความสำคัญ ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญในการทำงานต่างๆได้อย่างเป็นระบบ