เวลาของคนเรามีเท่ากันคือวันละ 24 ชั่วโมง แต่ทำไมคนเราถึงบริหารจัดการสิ่งต่างๆในชีวิตได้ไม่เท่ากัน
เราคงเคยได้ยินคนบ่นว่า ถ้าวันหนึ่งมี 48 ชั่วโมงก็น่าจะดี จะได้ทำอะไรๆได้มากขึ้น แต่ผมอยากให้ลองดูคนที่ทำงานได้หลายๆอย่างในชีวิต เขาก็มีวันละ 24 ชั่วโมงเท่าเรา แต่ทำไมเขาทำสิ่งต่างๆที่ต้องการทำได้เยอะกว่าเรา
หัวใจอยู่ที่การบริหารเวลา
เราคงได้ยินทฤษฎีเกี่ยวกับการบริหารเวลาบ่อยๆ ทั้งเรื่องของการจัดตารางเวลา หรือการจัดลำดับความสำคัญของงาน วันนี้ผมจะคุยในเรื่องของการจัดการกับงานที่เข้ามาในชีวิตของเรา ว่าทำอย่างไรถึงจะบริหารจัดการมันให้เหมาะกับเวลาที่เรามีอยู่จำกัดได้
ปกติผมจะแบ่งงานที่เข้ามาออกเป็น 4 ประเภท คือ
- งานที่สามารถทำได้ทันทีโดยไม่ไปรบกวนกิจกรรมอื่น
- งานที่ต้องทำ แต่สามารถทำภายหลังได้
- งานที่ยังลังเล ว่าควรจะทำอย่างไรต่อไป
- งานที่ไม่ควรให้ความสนใจกับมัน
งานที่สามารถทำได้ทันทีโดยไม่ไปรบกวนกิจกรรมอื่น
งานหรือกิจกรรมประเภทนี้ มักจะเป็นงานที่ใช้เวลาทำสั้นๆภายใน 1-2 นาที เช่น การตอบกลับอีเมลที่ไม่สำคัญ การคุยโทรศัพท์หรือตอบข้อความที่เข้ามา หรือการจัดการกับจดหมายหรือแผ่นพับต่างๆว่าอันไหนเราจะเก็บอันไหนเราจะทิ้ง
งานที่ต้องทำ แต่สามารถทำภายหลังได้
ส่วนใหญ่จะเป็นงานที่ต้องใช้เวลาในการดำเนินการ ผมก็จะจัดงานเหล่านั้นตามเวลาที่ควรทำอย่างเหมาะสมด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น จดใส่สมุดบันทึก หรือเก็บไว้ในแอพประเภท To-do List โดยงานเหล่านี้ เราควรมีการกำหนดลำดับความสำคัญ หรือ Priority ไว้ด้วย เพื่อให้เราสามารถเลือกทำงานตามลำดับความสำคัญได้
งานที่ยังลังเล ว่าควรจะทำอย่างไรต่อไป
ถ้ามีงานที่เรายังตัดสินใจไม่ได้ว่าต้องทำหรือไม่ต้องทำอะไร ก็แสดงว่างานนั้นอาจไม่สำคัญนัก เราสามารถจัดเก็บงานเหล่านี้ไว้มาพิจารณาภายหลัง เพื่อไม่ให้กระทบกับงานเร่งด่วนหรืองานสำคัญที่เราต้องทำ
งานที่ไม่ควรให้ความสนใจกับมัน
ในยุคดิจิตอลที่มักมีข้อมูลข่าวสารส่งมาให้เราทั้งที่เราไม่ได้ต้องการ สิ่งเหล่านี้ผมจะไม่ให้ความสนใจกับมัน เช่น หากมีอีเมลประชาสัมพันธ์อะไร บางเรื่องผมเห็นแค่หัวข้อก็สามารถลบเมลนั้นทิ้งได้เลยโดยไม่ต้องเปิดอ่าน หรือจดหมายโฆษณาประชาสัมพันธ์ที่เราได้รับในตู้จดหมาย เราก็สามารถขยำทิ้งได้ทันทีถ้าไม่ใช่เรื่องที่เราสนใจ
แต่ละคนอาจมีวิธีการจัดการกับงานที่แตกต่างๆกัน แล้วแต่ว่าวิธีไหนจะเหมาะกับ Lifestyle ของเรา คุณควรหาวิธีการที่เข้ากับตัวเองได้ดีที่สุดในการใช้งาน โดยไม่จำเป็นต้องทำเหมือนกับคนอื่นเสมอไป แต่ประเด็นสำคัญคือเราต้องตัดสินให้ได้ว่างานที่เข้ามานั้นเป็นงานแบบไหนใน 4 แบบที่ผมกล่าวข้างต้น
Photo:
Mike: pexels.com
Andrea Piacquadio: pexels.com
